Open Data, una nueva manera de comunicar

En los últimos años las organizaciones, las administraciones públicas con especial énfasis, pero no sólo, han empezado a incluir en su portal web espacios destinados a la publicación de datos propios en formatos que puedan ser fácilmente reutilizados por terceros, sin restricciones de derechos de autor. Es lo que se conoce como filosofía Open Data (o de Datos abiertos).

En algunos casos puede tratarse de tipos de información que ya estaban a disposición pública desde hace tiempo. El valor añadido es el formato, el objetivo y en consecuencia la filosofía que sugiere.

Antes parte de esa información podía estar incluida en pdf’s corporativos o en los posts de la propia web (o puntualmente como descarga en páginas dispersas). Era necesaria la lectura y extracción manual de datos para su uso por terceros (eso con permiso y mención al propietario). Open data propone un espacio centralizado donde ofrecer información en formatos digitales (hojas de cálculo, bases de datos,  xml, etc) que faciliten su reutilización y su uso  agregado por terceros, integrada con otras fuentes de información de otras organizaciones. Se trata de ofrecer servicios de información reutilizables por terceros.

¿Por qué?. Primero  porque hay información acumulada (evidentemente no la que compromete la privacidad o la legislación)  que realmente no es propiedad de nadie (y por tanto es de todos) o ya era pública por otros canales. Segundo, aceptémoslo,  porque siempre existirán otras organizaciones  que comunicarán, analizarán, explotarán  o mostraran la información mejor o con más valor añadido que nosotros mismos. Tercero, bajo mi punto de vista, porque en un mundo de comunicación total Open data es exactamente eso: una nueva manera de comunicar. ¿No es una rueda de prensa o una entrevista un traspaso de información donde los medios de comunicación añaden su valor de difusión y opinión periodística?.  

Hoy, donde cada individuo es un mass media  y la información se trasmite de manera viral, Open data es una apuesta por la comunicación y la transparencia. Es también, en términos filosóficos, una propuesta de confianza en el trabajo colaborativo entre organizaciones.

Publicar periódicamente datos de los servicios prestados por una organización en todo su ámbito geográfíco, para que otra organización, focalizada en la realización de estudios, reúna información equivalente de organizaciones  del mismo sector, integre y publique nuevos datos, y que una tercera organización, especializada en tecnología, genere una app geográfica  de auténtico valor añadido, es hoy tan fácil como sugerente.

Hoy, una información que no nace ya preparada para ser reutilizada puede ser una información principalmente muda.

Estrategia BYOD: Trabajar como en casa. Otra tendencia irrefrenable.

Cada día más trabajadores en las organizaciones solicitan poder usar sus propios dispositivos (móviles, tabletas, portátiles) en el lugar de trabajo.

Lo mismo ocurre con sus herramientas de productividad. Desean disponer de las mismas aplicaciones que usan en casa, a las que están acostumbrados y que consideran más eficientes para su trabajo diario; la misma capacidad de navegación, de acceso a las redes sociales  y herramientas online; disponer de acceso a sus espacios de documentación en la nube y de trabajo en grupo. Y no se le puede poner puertas al campo. Antes al contrario: puede ser una gran oportunidad  de mejora de la productividad, motivación y clima de trabajo.

El escenario es totalmente diferente al de hace poco más de 10 años. Entonces la tecnología más avanzada, el acceso rápido a la red y el conocimiento técnico estaban básicamente en las organizaciones. Hoy, cada vez en más casos, la tecnología en el hogar es igual o superior y especialmente el conocimiento técnico y de uso de las tecnologías es patrimonio de mucha más gente.  

La renombrada y reclamada movilidad queda en entredicho si se levantan muchas fronteras entre la tecnología personal y la laboral. Es una pérdida de eficiencia cada vez que un empleado acaba realizando una tarea en casa porque allá dispone de más funcionalidad; cada vez que acaba usando en horario laboral su móvil personal para acceder a una aplicación, web o documento al que no tiene acceso con los dispositivos que le brinda la organización.

Por todo ello cada año va ganando peso crítico en las organizaciones la estrategia BYOD  (“Bring your own device” – “Trae tu propio dispositivo”)  que decide aprovechar la evidencia para ganar eficiencia. Más vale preparar la organización para poder integrar fácilmente y con seguridad (evidentemente ello requiere un sobreesfuerzo económico y técnico)  los dispositivos personales y las necesidades tecnológicas de cada empleado, que no quemar las mismas energías en frenar la ola. Está contrastado en varios estudios que el uso de dispositivos propios aporta al trabajador una satisfacción, mejora del rendimiento, flexibilidad y movilidad  que revierte claramente en beneficio de la organización.  Y como efecto colateral facilita el proceso de transición de otra tendencia que viene de camino: el teletrabajo.

Cuadros de Mando con Power BI (1.- Introducción)

Inicio hoy una serie de artículos destinados  a explicar  el abanico de  capacidades  que nos ofrece  Microsoft Power BI. Esta herramienta, gratuita en buena parte de sus funcionalidades, nos permite construir desde el más sencillo  cuadro de mando al sistema corporativo de BI (Bussiness Intelligence) más exigente.

Nos permite interactuar con los cuadros, gráficos y análisis en el entorno que mejor se adapte a nuestras necesidades: dentro de nuestra hoja de cálculo Excel, en una herramienta específica para cuadros de mando o en entorno web. El trabajo puede guardarse para uso personal, publicarse en la nube para un uso compartido  o dejarlo a disposición de toda una organización dentro de una intranet corporativa.

Toda esta mano de posibilidades  la iremos recorriendo en los siguientes artículos. No son en ningún caso artículos técnicos para profesionales informáticos, huyendo hasta donde pueda de jerga técnica,  sino un itinerario de capacidades para neófitos en la materia. Pretendo intentar hacer ver hasta dónde se puede llegar con una de las herramientas punteras que tenemos a nuestra disposición hoy.

Como efecto colateral mostraré cómo ha evolucionado Microsoft Excel con la llegada de esta herramienta y las  nuevas funcionalidades de bases de datos. Sirva como titular el comentario de que buena parte de los análisis  y tablas que realizamos con frecuencia en Excel se pueden ahora hacer de manera diferente, más fácil y eficientemente.

Microsoft Power BI aún no es excesivamente conocida en España, pero es ya una de las  3 herramientas que lideran su mercado y marcan tendencia, según el estudio  que cada año realiza la empresa consultora internacional más reconocida en temas de Tecnologías de la Información: Gartner.

Mostraré primero las capacidades de generación de cuadros de mando dentro del propio Excel  a partir de datos tan sencillos como los guardados directamente en una o varias hojas de cálculo. Para los que no conozcan las nuevas funcionalidades, Excel nunca volverá a ser el mismo. Luego ampliaremos a otros fuentes de información como las bases de datos corporativas o las redes sociales. Iremos mostrando funciones más avanzadas y finalmente daremos el salto a la nube, a la Intranet y a su uso desde dispositivos móviles.

Microsoft ya dispone desde hace bastantes años de productos para la construcción de sistemas de BI. El cambio de paradigma llegó para todas las organizaciones hace 2 o 3 años cuando se evidenció la distancia que había entre las necesidades de análisis de los diferentes departamentos  y la velocidad del departamento de TI para darles soporte.

Se hacían necesarios productos donde cada departamento pudiera explorar más flexiblemente su información e incluso hacer evolucionar sus cuadros sin la intervención tan omnipresente de TI; donde la velocidad de evolución de un cuadro de mando siguiera el ritmo de evolución de los sistemas de información y de las necesidades de análisis de la organización. Nacieron las soluciones BI para personal no técnico, conocidas como de auto-consumo.

Las soluciones actuales intentan converger los 2 mundos: el enpoderamiento del personal no técnico para analizar su información y la necesidad insalvable (afortunadamente, también) de un control global y soporte del departamento de TI para dar una solución global, homogénea, coherente y segura.

En el próximo artículo nos dejaremos de más preámbulos y veremos los primeros resultados  de un cuadro de mando sencillo que ya nos dará una primera degustación de todo lo que podemos llegar a desarrollar. 

Redes sociales corporativas: cohesión, comunicación interna y talento

Las redes sociales corporativas nos permiten cohesionar proyectos y organizaciones aprovechando  mejor el talento, allá donde esté. ¿Estamos preparados para  una comunicación interna líquida y bidireccional?

Hace tiempo que el epicentro de la comunicación externa abandonó la Web y se volcó en las redes sociales, aceptando que la comunicación nunca más sería unidireccional. ¿Creemos que dentro de nuestras organizaciones  se puede seguir un camino diferente? Podemos seguir comunicando internamente en modalidad 1.0  y pensar que las ideas, la información  y las decisiones circulan en un solo sentido, o aceptar el reto de ganar para la causa a cada persona  con ganas de comunicar  y aportar. Desde pequeños proyectos, pequeños equipos, hasta la propia estrategia, las redes corporativas (dígase Zyncro, Yammer, Jive u otra) pueden dar un impulso substancial en muchas organizaciones.

El cuadro de mando integral: más allá de la tecnología

Mucho más de estrategia y comunicación interna que de tecnología.

De la serie de libros de Norton y Kaplan, desarrolladores de la idea de cuadro de mando integral y padrinos de muchos de los dashboards que conocemos,   tengo subrayados los conceptos que me parecieron la base de esta herramienta metodológica: la obligación de una planificación estratégica previa y su uso como plan de comunicación interna de la misma. Mucho más, o mucho antes, que un proyecto puramente tecnológico.

La herramienta sugiere (para los que no la conozcan en detalle) la definición de unos objetivos balanceados de todos los ámbitos de una organización; repartidos entre el corto y el largo plazo; entre el mundo exterior e interior de la entidad: la atención a la persona (cliente para los autores) y los cuidados a sus recursos humanos e infraestructura. 

La tecnología sólo interviene en el último suspiro para convertir el dibujo en aplicativo, llenarlo de información y automatizar su uso.

No todos los cuadros de mando tienen que ser parejos ni regirse por los criterios de los inventores, pero se me antoja interesante prestar atención a algunos de los aspectos que, a mi modo de ver, los hacen valiosos:

1.- COMUNICACIÓN de la ESTRATEGIA: El cuadro de mando es una de las mejores herramientas para comunicar la estrategia. La lectura neófita de un cuadro puede darnos un mensaje bastante claro de los objetivos a corto y largo plazo de una organización. Incluso de cuáles son sus valores y visión.

Por ello, el proyecto previo ineludible es el de definición de la estrategia organizativa y sus objetivos en todos los niveles de la organización. Cuanto más directa y clara sea su visualización mejor comunicaremos. En ocasiones, si la estrategia no está bien definida, podríamos estar enviando mensajes equivocados y estar focalizando esfuerzos en una dirección errónea.

2.- TRANSPARENCIA: Todas las organizaciones precisan ciertos niveles de discreción. No es necesario que todo el mundo acceda a toda la información. Sin embargo es cierto que, sin quebrantar dicho criterio, si el objetivo de la herramienta es comunicar y aunar esfuerzos, cuanta más gente acceda a ella mayor será su efecto.

3.- OBJETIVOS REPARTIDOS en el CORTO y LARGO PLAZO: el  cuadro de mando integral balancea los objetivos y sus indicadores entre todas las áreas de la organización y las agrupa en diferentes perspectivas (4,5 o 6); desde lo más operativo a lo más interno. Es una manera de que la estrategia no solo busque un éxito a corto plazo, sino también a largo recorrido, como pueden ser las políticas de rrhh y la inversión en sistemas de información. Invertir en intangibles.

La perspectiva financiera nos remite en parte al pasado. Las perspectivas que giran en torno a las personas atendidas  (“clientes”) , agilización y optimización de procesos, formación y crecimiento nos dibuja qué estamos buscamos del futuro. En nuestras organizaciones seguramente se añaden 2 perspectivas más: el colaborador y la comunidad global, beneficiaria y stakeholder de nuestra acción.

4.- NO PRETENDE CONTROLAR: un cuadro de mando no es una herramienta controladora o evaluadora. No busca evaluar el pasado, busca alinearse para el futuro. No busca controlar, busca comunicar. 

Tras la ardua labor de definición de los cuadros quedará la misión de la tecnología de llenarlos de información y hacerlos accesibles a quien los precise. Incluso después de su implantación buena parte del trabajo recaerá en la comunicación, seguimiento, cumplimiento y revisión de los objetivos. Pero ese es otro viaje y, quizás, otro artículo.

Yammer: cuando las ideas no saben de organigramas

Una red social corporativa para innovar y cohesionar nuestras organizaciones.

Nuestras entidades son normalmente hervideros de ideas. Algunas nacen huérfanas, sin origen conocido, y se pasean buscando padres que las compren. Somos lo que muchas empresas ansían ser: personas con una fuerte vinculación emocional con la organización, que opinan, juzgan y proponen reinventar cada decisión. Aportaciones que quedan muchas veces en el cajón o en la pila inadecuada. Un desacelerador de la iniciativa.  La prudencia, un organigrama o el miedo al recelo entierran  propuestas interesantes y opiniones valiosas. La comunicación interna que emana desde los capilares  bombea en ocasiones con dificultad por el organigrama.

Las redes sociales corporativas proponen ser el cambio de ritmo de la comunicación: un facebook de las ideas; la incorrección de las iniciativas que no saben de organigramas.

Yammer nació como un Twitter para empresas y ha ido evolucionando y asemejándose con el paso del tiempo a un Facebook para empresas. 

Comprada en 2012 por Microsoft, que la ha ido integrando paulatinamente con el resto de sus herramientas, Yammer se puede acabar convirtiendo dentro de las organizaciones en una intranet participativa construida entre todos; en el centro neurálgico de parte del conocimiento que genera la entidad. 

Con un funcionamiento similar a Facebook de muros, seguidores y me gusta's; con la posibilidad de compartir documentos y sus versiones, de etiquetar iniciativas para facilitar su búsqueda, Yammer es una plataforma de ideas, sugerencias y conocimiento donde cada persona tiene voz propia. Un espacio donde buscar y encontrar personas e información afín a la que uno precisa, con independencia de su ubicación, rol o función. Los grupos se generan espontáneamente por intereses comunes. La información fluye transparente y cualquier duda o dificultad se trabaja participativamente.

Implica en ocasiones un cambio previo en la cultura de la organización y una convicción y promoción de los cambios relacionales que puede incitar la herramienta. Se trata de promover la iniciativa, la idea, venga de donde venga; de aplaudir la opinión y la crítica constructiva. 

En algunas empresas Yammer forma parte del plan de incentivos que premia las mejores iniciativas. En otras es parte del plan de innovación, donde las ideas más valoradas se cuelan en los comités de dirección.   

La creencia de que una red social dentro de la organización es una ventana a la dispersión y pérdida de eficiencia es cuanto menos cuestionable. Partiendo de la responsabilidad profesional de cada cual, las redes sociales ya llevan tiempo dentro de la jornada laboral. Si no es desde el ordenador es desde el móvil, en forma de email, whatsapp, facebook o charla en la fotocopiadora. Siempre han existido.

Estas herramientas no se adaptan a todas las organizaciones ni a todos sus momentos. Pero más allá de la información compartida pueden ser una vía de complicidad, cohesión entre personas que no comparten mesa (o sí), promoción,  motivación e implicación. Se suele aconsejar su implantación inicial en los límites de un proyecto concreto, donde se pueda valorar su idoneidad y donde se pueda ir haciendo eco de sus posibilidades.

Está presente en más de 200.000 empresas de todo el mundo y 5.000 españolas. El producto básico, que incluye la mayor parte de sus funcionalidades, es un servicio gratuito en la nube de Microsoft.

Como en otros ámbitos de nuestra sociedad, está llegando una nueva manera de entender las organizaciones, las relaciones y la comunicación: las redes sociales no tienen fronteras, tampoco dentro de nuestras entidades.

Algunos links y recursos de utilidad:

http://www.microsoft.com/enterprise/es-xl/solutions/yammer/default.aspx

https://m.youtube.com/results?q=yammer%20transform%20the%20way%20you%20work&sm=1

https://m.youtube.com/results?q=yammer%20sanofi&sm=3

https://www.yammer.com/